A Persoona® é uma empresa especializada em consultoria de imagem e formações através de métodos exclusivos. Recentemente tornou-se também uma Edtech voltada para profissionais da área, com a criação do Persoona® School.
O Persoona® School nasceu no contexto da pandemia do covid-19, quando os treinamentos precisaram ser repensados para o formato digital. Com o novo serviço a empresa se reinventou e prosperou mais do que nunca em um momento crítico. A equipe cresceu e os processos tornaram-se cada vez mais digitais. Contudo, havia um desafio: como produzir melhor, sem sobrecarga do time e da CEO, que estava muito envolvida na execução, e aproveitar o potencial de cada profissional durante a consolidação do Persoona® School?
Nós atuamos como consultores executando grande parte do projeto no formato remoto e já colhendo resultados a partir da terceira semana.
Ao todo, o projeto durou cerca de 6 meses, sendo 10 semanas de condução direta e 12 semanas de acompanhamento. O processo de ponta à ponta pode ser resumido nas seguintes etapas:
Imersão
Nosso processo é sempreData-Driven, todas as decisões são embasadas em dados, por isso fazemos uma imersão no contexto.
Quando focamos em processo, imergimos para entender o momento de cada pessoa do time, para movimentar peças e propor alterações com empatia, acolhendo a equipe.
Para isso, primeiro aplicamos o método Shadowing, onde focamos em vivenciar o cotidiano da equipe participando das reuniões e acompanhando canais de comunicação para mapear pontos críticos e formular hipóteses.
Depois, conduzimos entrevistas em profundidade com cada profissional do time a fim de entender melhor o organograma da empresa, o workflow de cada pessoa e os padrões que se repetiam entre os membros da equipe.
Por fim, mapeamos todo o processo da forma como era conduzido e o consolidamos no desenho uma jornada:
Ideação: criando um plano
Depois de mapear o contexto, conseguimos transformar o que era no que acreditamos que poderia ser ainda melhor. Fizemos isso através de uma oficina de cocriação com todo o time da Persoona®, onde apresentamos e idealizamos juntos o novo fluxo de trabalho do Persoona® School.
Todas as etapas e papéis foram definidos e alinhados em um Blueprint:
O Blueprint é um desenho detalhado do processo de trabalho, um entregável que pode ser acionado a qualquer momento e serve como um guia tanto para as pessoas que já integram o time, quanto para as que ainda vão entrar, como uma espécie de onboarding.
Treinamento
Acreditamos que a cultura é o ponto chave para qualquer transformação de impacto, por isso capacitamos!
Isso não quer dizer que o processo não seja importante, mas que ele só se sustenta com a cultura, portanto é preciso equilíbrio.
Por isso, de forma alinhada com os objetivos iniciais, propusemos dois treinamentos de duas horas com toda a equipe: um sobre agilismo e um sobre OKRs.
Esses foram alguns dos feedbacks que recebemos após as capacitações:
Implementação
Em seguida, nosso desafio foi desdobrar o novo processo de trabalho na rotina da equipe. Fizemos isso através da estruturação de ritos do Scrum e do gerenciamento de projetos através de Kanbans personalizados para as necessidades do time.
Também criamos uma ferramenta para gestão de metas através dos OKRs.
Todo o acompanhamento foi feito de forma remota sem prejuízos. Softwares que permitem acesso colaborativo como Asana, Mural e Aplicações do Google foram bastante importantes. Com eles é possível ter a gestão à vista, o que gera benefício mútuo: as lideranças conseguem acompanhar todo o processo e o time consegue produzir com mais conforto e autonomia.
Acompanhamento
Acompanhamos a equipe por 12 Sprints de uma semana, participando dos ritos até que eles fossem incorporados à rotina. Ao todo foram:
A parte mais importante foi adaptar os métodos e ferramentas às necessidades da equipe. A nossa função no acompanhamento foi fazer com que os ritos e ferramentas facilitassem o dia a dia e potencializassem as entregas das pessoas.
No fim, deixamos um legado! Durante nossa atuação uma pessoa da liderança foi nosso ponto focal para absorver as novas práticas de gerenciamento de projetos e, ao final, foi ela que ficou responsável por dar continuidade na condução dos ritos. Todo o aprendizado e capacidade de evoluir o processo ficou instaurado na equipe Persoona®!
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