Definição de OKR
Será que OKR pode salvar a sua empresa?
Ciclos menores de planejamento, de acordo com um estudo publicado pela consultoria Deloitte são o futuro da gestão, pois são a melhor forma de uma empresa garantir a sobrevivência num mundo que muda cada vez mais rápido: o mundo BANI.
No método de OKR o ano é dividido em quatro partes de três meses: os quarters. A premissa é que o planejamento estratégico possa ser adaptado constantemente de acordo com o desempenho das áreas e não apenas uma vez ao ano, ou menos.
A ideia é que a cada ciclo sejam definidos objetivos estratégicos pelos gestores da empresa e metas que corroboram com os objetivos, os Key Results, definidos pelos colaboradores.
Definição de Objetivos
As áreas de ataque estratégicas e objetivos devem ser definidos em reunião de gestão pelo menos uma semana antes do fim de cada quarter. Em seguida, são repassados com o time para definir as metas (Krs) de cada objetivo.
Caso a gestão já tenha em mente metas relacionadas aos objetivos definidos, elas podem ser levadas para a reunião com o time, mas sempre num caráter de sugestão. É muito importante apresentar os objetivos e seus porquês ao time, perguntar a opinião de todos, ver se estão confortáveis e se veem sentido na definição da gestão.
OKR são acordos que precisam de consenso, do contrário, os objetivos se quer serão atingidos. Eles devem ser estratégicos: essenciais e realistas.
Definição de Key Results
Os KRs são metas quantificáveis que, se atingidas em conjunto, ajudam a alcançar o objetivo a que se endereçam.
Os KRs precisam ser SMART: eSpecíficos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporizáveis. As metas devem sempre ser um pouco desafiadoras, mas é preciso que sejam realistas também. O objetivo é bater 70% de cada meta, pelo menos.
É imporante que os KRs gerem resultado final quantificável, por isso, evite ter tarefas como KRs. Por exemplo: ao invés de definir “construir onboarding”, pergunte-se: “qual ganho quantificável queremos atingir com a construção de um onboarding?”. Assim a construção do onboarding torna-se um plano de ação opcional, um “como” e não um “fim”.
É legal manter um número de 2 a 4 (no máximo) KRs por pessoa. Além disso, é sempre bom conferir se a pessoa guardiã sente-se confortável com seus KRs. Afinal, essa precisará definir formas cálculo e estruturar planos de ação para cada KR. Nada deve ser impositivo.
Importante: não é preciso reinventar a roda a cada novo ciclo de definição de KRs. É legal, mais do que construir o processo do zero, entender quais metas podem continuar existindo e quais precisam ser aprimoradas em relação à porcentagem, forma de escrita ou prazo, por exemplo.
Ritos de OKR
Após a definição de OKR, não adianta nada guardar o plano na gaveta e revisar as metas somente ao fim de cada quarter. Para que o método seja efetivo é preciso constancia. Uma forma de garantir isso é instaurar ritos de OKR no cotidiano do time. Como reuniões semanais ou quinzenais onde todos visualizam o status de OKR.
Nas reuniões de OKR é legal começar pela visualização macro do ano e comentar o progresso geral, levando em conta as particularidades de cada quarter. Depois, repassar as áreas de ataque com seus respetivos objetivos e progressos. Isso dá uma visão sistêmica às pessoas, assim é mais fácil entender a importância de cada meta.
Nos ritos também é importante passar por cada KR lendo valor do hoje, meta e progresso. É legal verificar o que foi atualizado e perguntar se a pessoa guardiã de cada KR tem algo a comentar sobre plano de ação, progresso, ou se está tendo dificuldades. Nessas horas o líder precisa identificar impeditivos e ajudar o time a lidar com eles para reverter a situação antes do fim do quarter e garantir que a meta seja batida.
Também é essencial que a liderança esteja atenta para perceber quando alguém manifestar algum desconforto ou dificuldade com relação à sua meta: pode ser que o KR precise ser refinado num próximo quarter ou pode ser uma dificuldade individual. Por experiência, recomendo nunca modificar um KR no meio do quarter, é melhor deixar “quebrar” para entender o erro e melhorar no próximo.
Depois de repassar todos os KRs, é bom fazer uma síntese dos principais pontos que foram discutidos e relembrar ações importantes a serem executadas. E, sobretudo: comemorar bons resultados!! Reconhecer o bom desempenho individual e da equipe é sempre motivador 🙂
Como foi dito, para aplicar o método com sucesso é preciso de constância. Os ritos ajudam a incorporar o hábito, mas é sempre bom sinalizar que as discussões e ações de OKR não precisam ficar restritas aos dias de rito, elas podem ser levadas para o dia a dia também.
Além disso, é importante relembrar as pessoas de atualizarem seus KRs semanalmente ou sempre que for possível para manter o progresso à vista e identificar obstáculos mais rapidamente, facilitando assim um plano de reversão quando necessário.
